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Jugendhilfe-Software für freie Träger

Software für die Jugendhilfe – ambulant und stationär.

Mehr Weg zur Familie. Weniger Weg zum Bericht.

Hausbesuche planen, nach dem Termin diktieren, offline dokumentieren und Fachleistungsstunden abrechnen. Und in der Wohngruppe: Gruppenbuch, Schichtübergabe und Dienstplan rund um die Uhr. Eine Software, eine Akte – für SPFH, Erziehungsbeistand und Wohngruppe.

30 Tage kostenlos testenDemo buchen
  • Monatlich kündbar
  • Server-Standort Frankfurt am Main (EU)
  • Kein KI-Training mit Ihren Daten
TagesrouteDi, 12.11. · Sarah Köhler
7,00°7,02°7,04°51,46°51,43°RUHR12 Min18 Min14 Min11 Min16 MinBÜRO · 08:05 ✓08:30 · dokumentiertFam. Yılmaz · SPFH10:45 · jetzt vor OrtFam. Becker · EB Jonas13:30Fam. Nowak · ISE15:15 · HPG § 36Jugendamt Essen17:30 · Spätdienst · stationärWohngruppe Haus Lindenhof21:00 Übergabe an die Nacht123456N02 km
  1. 08:05BüroStart
  2. 08:30Familie YılmazSPFH · dokumentiert
  3. 10:45Familie BeckerErziehungsbeistand · jetzt vor Ort
  4. 13:30Familie NowakISE
  5. 15:15Jugendamt EssenHilfeplangespräch § 36
  6. 17:30Wohngruppe Haus LindenhofSpätdienst · stationär
  • erledigt
  • jetzt vor Ort
  • geplant
  • Wohngruppe

Ambulant · unterwegs

Software für ambulante Jugendhilfe

Hausbesuche planen, nach dem Termin diktieren, offline erfassen und Fachleistungsstunden bis zur XRechnung abrechnen.

SPFH § 31Erziehungsbeistand § 30ISE § 35§ 35a
Tagesroute · Diktat · FLSLösung ansehen

Stationär · rund um die Uhr

Software für stationäre Jugendhilfe

Belegung, Schichtübergabe, Gruppenbuch, Medikation, Taschengeld und Meldungen nach § 47 – auf dem Tablet im Dienstzimmer.

Wohngruppe § 34GruppenbuchDienstplan 24/7§ 47
Belegung 7/8 · Übergabe 21:00Lösung ansehen

Ein Tag im Leben · Dienstag, 12. November

Ein Arbeitstag mit unserer Software für die Jugendhilfe.

Sarah Köhler ist Fachkraft bei einem freien Träger in Essen. Vormittags begleitet sie Familien ambulant, zweimal die Woche übernimmt sie den Spätdienst in der Wohngruppe Haus Lindenhof. So sieht ihr Tag aus – und das nimmt ihr die Software ab.

Morgens planen

07:30

Hausbesuche planen: die Route steht, bevor der Kaffee kalt ist.

Die Tagesansicht zeigt alle Termine auf einer Karte und rechnet die Fahrzeit zum nächsten Hausbesuch – realistisch, mit Puffer statt Hetze. Adressen, Ansprechpersonen und die offenen Vereinbarungen aus dem letzten Kontakt liegen direkt am Termin.

Jede Fahrt landet automatisch im Fahrtenbuch, zugeordnet zur Hilfe. Sagt eine Familie ab, sieht es auch die Teamleitung sofort. Schutzadressen erscheinen nie auf Karte, Ausdruck oder Export.

Zur Planungshilfe für Hausbesuche
08:30Familie Yılmaz · SPFHerledigt
18 Min · 9,4 km
10:45Familie Becker · Erziehungsbeistandjetzt
14 Min · 7,1 km
13:30Familie Nowak · ISE
11 Min · 5,8 km
15:15HPG · Jugendamt Essen
16 Min · 8,2 km
17:30WG Haus Lindenhof · Spätdienststationär

Unterwegs dokumentieren

10:02

Dokumentationssoftware, die zuhört: Verlaufseintrag per Sprache.

Nach dem Hausbesuch bei Familie Yılmaz spricht Sarah im Auto zwei Minuten, statt abends eine halbe Stunde zu tippen. Die KI ordnet das Diktat: Anwesende, Themen, Beobachtungen, Vereinbarungen, nächste Schritte – und ordnet den Eintrag dem passenden Hilfeplanziel zu. So entsteht eine Falldokumentation, die auch in drei Monaten noch verständlich ist.

Sie prüfen, korrigieren und geben frei. Nichts geht ohne Ihre Freigabe in die Akte. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet.

Mehr zu Spracheingabe & KI-Berichten

Diktat im Auto · Familie Yılmaz

10:02 · 2:14 Min

„Termin bei Familie Yılmaz, anwesend Frau Yılmaz und Elif. Wir haben den Wochenplan durchgesprochen. Elif war diese Woche dreimal pünktlich in der Schule, einen Tag krankgemeldet …“

Verlaufseintrag

SPFH · 12.11., 08:30–10:00 · 1,5 FLS

Entwurf · von Ihnen zu prüfen
Anwesend
Frau Yılmaz, Elif (9)
Themen
Wochenplan, Schulbesuch, Gesundheit
Beobachtungen
Elif war an drei von vier Schultagen pünktlich, ein Tag mit Krankmeldung.
Vereinbarungen
Frau Yılmaz hat den Kinderarzttermin selbst vereinbart.
Nächste Schritte
Fachkraft kontaktiert die Schulsozialarbeit bis Fr., 15.11.
Hilfeplanziel
Ziel 2 · Regelmäßiger Schulbesuch
Prüfen & freigebenBearbeiten

Funktioniert offline

10:45

Bei Beckers im neunten Stock ist kein Netz. Erfasst wird trotzdem.

Die Termine des Tages liegen schon auf dem Gerät. Termin abschließen, Fachleistungsstunden, Fahrt und Notiz erfassen: Die Offline-App für die Jugendhilfe arbeitet ohne Verbindung genauso weiter wie mit.

Bis zur Übertragung bleiben die Einträge sicher im App-Speicher – nichts geht verloren. Sobald wieder Netz da ist, gleicht sich alles im Hintergrund ab, ohne Knopfdruck und ohne doppelte Einträge. Das Diktat holt Sarah im Auto nach.

Zur Offline-App

Offline seit 10:48

Alles wird auf diesem Gerät zwischengespeichert.

  • Termin Becker abgeschlossen

    1,5 FLS · Notiz · 12:16

    lokal gespeichert

  • Kontakt Jonas, 14

    Telefonat Schule · 0,5 FLS · 12:20

    lokal gespeichert

  • Fahrt Becker → Nowak

    7,1 km · Dienstwagen 2 · 12:24

    lokal gespeichert

12:31 wieder Netz · 3 Einträge synchronisiert

Leistungsnachweis

13:30

Leistungsnachweis auf dem Tablet unterschrieben, nicht auf dem Zettel.

Beim Treffen mit Familie Nowak im Jugendzentrum hält Sarah die Fachleistungsstunden direkt fest: Zeit, Ort, Inhalt. Die Unterschrift kommt auf das Tablet, der Nachweis zählt sofort gegen das Kontingent der Kostenzusage.

Kein Abtippen von Stundenzetteln, keine fehlenden Unterschriften am Monatsende.

Zur Abrechnung der Fachleistungsstunden

Leistungsnachweis · Familie Nowak · ISE

1,25 FLS
Datum
12.11., 13:30–14:45
Ort
Jugendzentrum
Leistung
Einzelkontakt, Planung Praktikum

Unterschrift Leistungsempfänger:in

unterschrieben 14:46 · zählt gegen das Kontingent

Nachmittags: Bericht

15:15

Entwicklungsbericht zur Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII: der Entwurf steht schon.

Vor dem Hilfeplangespräch im Jugendamt braucht Sarah den Entwicklungsbericht. Der Entwurf entsteht aus ihren freigegebenen Verlaufseinträgen, gegliedert nach den Zielen des Hilfeplans. Jede Aussage verweist auf ihre Quelle, ein Klick zeigt den Originaleintrag.

Was die KI bewusst nicht schreibt: die Sicht der Beteiligten und die fachliche Empfehlung. Diese Abschnitte formuliert die Fachkraft. Die Leitung kann den Bericht gegenzeichnen, jede Freigabe wird protokolliert.

So entstehen KI-Berichte mit Quellen

Entwicklungsbericht · Jonas Becker (14)

Erziehungsbeistand · Jugendamt Essen · Entwurf v2

Fällig in 6 Werktagen14 Quellen

Verlauf der Hilfe

Die Hilfe wird seit März mit wöchentlichen Hausbesuchen umgesetzt.[VE 05.03.] Termine wurden von Jonas überwiegend wahrgenommen; zweimal sagte die Familie kurzfristig ab.[VE 09.07.] [VE 24.09.]

Schule und Alltag

Jonas spricht seit Oktober von sich aus über schulische Themen und hat einen Gesprächstermin mit seiner Klassenlehrerin vereinbart.[VE 17.10.] Konflikte am Abend treten weiterhin auf, wurden zuletzt aber ohne Eskalation geklärt.[VE 31.10.]

Sicht der Beteiligtenschreibt die KI nicht

Bitte geben Sie die Sicht von Jonas und Frau Becker in eigenen Worten wieder.

Fachliche Empfehlungbleibt bei der Fachkraft

Ihre Einschätzung zur Fortführung der Hilfe – frei formuliert, ohne Vorschlag der KI.

Monatsende

30.11.

Fachleistungsstunden abrechnen: vom Leistungsnachweis zur XRechnung ans Jugendamt.

Jeder Termin, jede Fahrt und jede Unterschrift fließt in den Leistungsnachweis. Das Kontingent je Kostenzusage ist immer sichtbar – lange bevor es knapp wird, erinnert die Software an den Verlängerungsantrag.

Am Monatsende prüft die Leitung, dann geht die Rechnung als XRechnung an das Jugendamt. Prüfregeln melden fehlende Leistungsnachweise, abgelaufene Kostenzusagen oder überzogene Kontingente vorher. Excel-Listen und Stundenzettel braucht niemand mehr.

Mehr zur FLS-Abrechnung
Familie Yılmaz · SPFH · Jugendamt Essen38,5 von 52 FLS verbraucht
6 FLS / WocheSoll bis heute: 36,0bis 31.12.
Leistungsnachweis OktoberRechnung erstelltXRechnung an Jugendamt Essen

Stationär · Haus Lindenhof

22:40

Und nachts in der Wohngruppe?Software für stationäre Jugendhilfe: Dienstplan, Gruppenbuch, Belegung.

Um 21:00 übergibt Sarah den Spätdienst an die Nachtbereitschaft – ohne Zettel an der Kühlschranktür. Belegung, Dienstplan, Gruppenbuch, Medikation und Taschengeld liegen in derselben Software wie die ambulante Arbeit.

Wohngruppe Haus Lindenhof

Di, 12.11. · 22:40

Belegung · 8 Plätze

7 von 8

ein Platz ab 01.12. frei

  • M. K.
  • L. B.
  • S. A.
  • T. R.
  • J. W.
  • E. D.
  • N. H.
  • frei

Schichtübergabe · 21:00

Spätdienst Nachtbereitschaft

  • Gruppenbuch · 22:40

    Mia, 15, zurück um 21:50 statt 21:30. Gespräch geführt, Absprache für Freitag steht.

  • Medikation · 20:00

    Abendmedikation Leon gegeben und dokumentiert.

Dienstplan 24/7

00 · 06 · 12 · 18 · 24

  • Frühdienst · Anna Petrović
  • Spätdienst · Kemal Arslan
  • Spätdienst · Sarah Köhler
  • Nachtbereitschaft · Tobias Krüger

Nachtbereitschaft 21–07 Uhr · § 47-Meldungen: keine offen

Gruppenbuch und Schichtübergabe

Tagesdokumentation je Kind und für die Gruppe, mit Lesebestätigung. Die Übergabe fasst zusammen, was die nächste Schicht wissen muss – auch für die Nachtbereitschaft um drei Uhr nachts.

Dienstplan für die Wohngruppe

Früh-, Spät- und Nachtdienst rund um die Uhr planen, Nachtbereitschaft oder Nachtwache festlegen. Wer heute Dienst hat, sieht das ganze Team auf einen Blick.

Belegung, Aufnahme und Entlassung

Plätze, Anfragen und Aufnahmen auf einen Blick. Freie Plätze sind sichtbar, bevor das Jugendamt anruft; die Akte begleitet das Kind von der Aufnahme bis zum Abschlussbericht.

Medikation und Taschengeld

Medikationsplan je Kind, jede Gabe zur geplanten Zeit abgezeichnet. Taschengeld und Barbetrag je Kind mit Beleg und Empfangsbestätigung – nachvollziehbar bei jeder Prüfung.

Abwesenheit und Abgängigkeit

Kommt ein Kind nicht pünktlich zurück, hält die Software Zeitpunkte, Anrufe und Meldungen fest – sauber dokumentiert für Jugendamt und Leitung.

Meldepflicht nach § 47 SGB VIII

Besondere Ereignisse strukturiert erfassen und die Meldung an die Aufsichtsbehörde vorbereiten. Offene Meldungen sieht die Leitung im Cockpit.

Ambulant und stationär. Eine Software, eine Akte, ein Datenschutz. Viele Träger arbeiten in beiden Welten. Wechselt ein Kind von der ambulanten Hilfe in die Wohngruppe, zieht die Akte mit – mit allen Rechten und Fristen.

Software für stationäre Jugendhilfe

Fachlich sauber

Hilfeplanung, Kinderschutz und Fristen – nachvollziehbar dokumentiert.

Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII

Ziele aus dem Hilfeplan bleiben im Blick. Jeder Verlaufseintrag lässt sich einem Ziel zuordnen – so ist das Hilfeplangespräch gut vorbereitet und der Bericht belegt.

Kinderschutz nach § 8a SGB VIII

Gefährdungseinschätzung, Beratung durch die insoweit erfahrene Fachkraft und Schutzplan – strukturiert, mit klaren Zuständigkeiten und lückenlos nachvollziehbar.

Fristen und Wiedervorlagen

Hilfeplangespräche, Berichtsabgaben und auslaufende Kostenzusagen erinnern rechtzeitig – Fachkraft und Leitung, direkt im Dashboard.

Jeder Satz mit Quelle

Ein Klick führt vom Bericht zum Verlaufseintrag und zur Stelle im Diktat.

Klare Grenzen für die KI

Keine „Sicht der Beteiligten“, keine „fachliche Empfehlung“. Diese Abschnitte schreiben Menschen.

Freigabe durch Sie

Die Fachkraft prüft und gibt frei. Ohne Freigabe kein Eintrag, kein Bericht.

Funktionen

Die Jugendhilfe-Software im Überblick.

Alles, was freie Träger für Dokumentation, Planung und Abrechnung brauchen – ambulant und stationär.

Datenschutz für Sozialdaten

Anvertraute Daten. Entsprechend behandelt.

Ihr Standort: Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU). Und ein klarer Grundsatz: Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Standort

Server-Standort Frankfurt am Main

Ihre Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU) verarbeitet und gesichert.

§ 65 SGB VIII

Anvertrautes bleibt geschützt

Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet.

KI

Kein Training mit Ihren Daten

Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet.

Verantwortung

Die Fachkraft entscheidet

Die KI schlägt vor. Freigabe, Sicht der Beteiligten und Empfehlung bleiben bei Ihnen.

Alles zu Datenschutz & Sicherheit

Preise

Klar kalkulierbar. Monatlich kündbar.

Alle Preise ansehen

Ambulant

19 €

pro aktivem Nutzer/Monat

  • Diktat & Verlaufseinträge
  • Tagesroute & Fahrtenbuch
  • FLS & XRechnung
Empfohlen

Träger

26 €

pro aktivem Nutzer/Monat

  • Alles aus Ambulant
  • Gruppenbuch, Übergabe, Belegung
  • Dienstplan 24/7, Medikation, § 47

Plus

36 €

pro aktivem Nutzer/Monat

  • Alles aus Träger
  • 400 KI-Minuten je Nutzer
  • 15 KI-Berichtsentwürfe je Nutzer
„[Kundenstimme Pilotträger]“
[Name, Funktion, Träger]

30 Tage kostenlos testen · monatlich kündbar · Preise zzgl. MwSt.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Software für die Jugendhilfe

Für welche Hilfearten eignet sich die Software?

Für ambulante Hilfen zur Erziehung wie Sozialpädagogische Familienhilfe (§ 31 SGB VIII), Erziehungsbeistandschaft (§ 30), Intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung (§ 35) und Eingliederungshilfe nach § 35a – und für stationäre Angebote nach § 34 SGB VIII wie Wohngruppen, Intensivgruppen und Verselbstständigung. Die Software richtet sich an freie Träger, nicht an Jugendämter.

Können wir ambulante und stationäre Hilfen in einer Software führen?

Ja. Ambulante Teams und Wohngruppen arbeiten im selben System, mit derselben Akte und einem gemeinsamen Rollen- und Rechtekonzept. Wechselt ein Kind von der ambulanten Hilfe in die Wohngruppe, zieht die Akte mit – mit Hilfeplanzielen, Fristen und Berechtigungen.

Funktioniert die App offline?

Ja. Die Termine des Tages liegen auf dem Gerät. Termine abschließen, Kontakte mit Fachleistungsstunden, Fahrten und Notizen erfassen Sie auch ohne Netz. Sobald wieder Verbindung besteht, synchronisiert die App von selbst – ohne Knopfdruck und ohne doppelte Einträge. Für Diktate mit KI-Strukturierung braucht es eine Verbindung.

Werden Gespräche mit Familien aufgezeichnet?

Nein. Sie diktieren nach dem Termin – Gespräche mit Familien werden nicht aufgezeichnet. Die KI macht aus Ihrem Diktat einen strukturierten Entwurf, den Sie prüfen und freigeben. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

Wie wird mit dem Jugendamt abgerechnet?

Jeder Kontakt wird als Fachleistungsstunde gegen das Kontingent der Kostenzusage gebucht. Am Monatsende erzeugt die Software je Hilfe den Leistungsnachweis und die Rechnung – als XRechnung für das Jugendamt und als PDF für Ihre Unterlagen.

Wie geht die Software mit § 65 SGB VIII um?

Als anvertraut gekennzeichnete Inhalte (§ 65 SGB VIII) sind besonders geschützt und werden nicht von der KI verarbeitet. Nur die Fachkraft, der etwas anvertraut wurde, und ausdrücklich benannte Personen sehen diese Inhalte – technisch abgesichert, nicht nur per Hinweis. Jeder Zugriff wird protokolliert.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ihre Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt am Main (EU) verarbeitet und gesichert. Betrieb über Vercel und Neon (Anbieter mit Sitz in den USA), Rechenzentren in Frankfurt am Main. Beide sind als Unterauftragsverarbeiter im AV-Vertrag benannt. Einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO erhalten Sie mit jedem Vertrag.

Was kostet die Jugendhilfe-Software?

Pro aktivem Nutzer und Monat: Paket Ambulant 19 €, Träger (ambulant und stationär) 26 €, Plus 36 € – jeweils mit KI-Kontingent. Kolleg:innen, die nur dokumentieren, etwa die Nachtbereitschaft, nutzen eine Doku-Lizenz für 7 €. Ab 25 aktiven Nutzern sinkt der Nutzerpreis um 10 %, ab 75 um 15 %. Monatlich kündbar, 30 Tage kostenlos testen.

Wie schnell sind wir startklar?

Beim Selbststart am selben Tag: mit Beispieldaten, geführter Einrichtung und Video-Schulung. Beim begleiteten Start übernehmen wir Klient:innen und Kostenzusagen aus Excel, CSV oder Ihrem Altsystem und schulen Ihr Team in zwei Online-Terminen.

Morgen, 07:30 · Tagesroute bereit

Fangen Sie den nächsten Tag leichter an.

Testen Sie die Software 30 Tage mit Ihrem Team – ambulant, stationär oder beides. Oder wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie ein Tag damit aussieht.

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